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Wie man die neuen PDF-Funktionen in der Vorschau-App von macOS Monterey nutzt

Januar 13, 2022 Apple, News, Thorin.IT

Mit dem neuesten macOS können Sie auf PDF-Steuerelemente zugreifen, für die bisher Adobe Acrobat oder ein PDF-Editor eines Drittanbieters erforderlich war.

macOS Monterey verbessert die Vorschau-App auf subtile Weise: Sie können PDFs besser kontrollieren. In Big Sur und früheren Versionen von macOS waren Sie auf Adobe Acrobat oder ein anderes PDF-Bearbeitungsprogramm angewiesen, um Steuerelemente festzulegen.

Mit der Vorschau in Monterey können Sie nun ein Kennwort für den Besitzer bzw. die Berechtigungen festlegen und bestimmen, welche Elemente einer PDF-Datei geändert werden dürfen und ob die Empfänger der PDF-Datei diese drucken dürfen. Sie können auch ein separates Benutzer-/Öffnungskennwort festlegen, das beim Öffnen einer PDF-Datei eingegeben werden muss, um sie anzuzeigen oder zu bearbeiten; bisher war dieses Kennwort die einzige in der Vorschau verfügbare Option.

Diese Änderungen erklären auch, warum Monterey Datei > Als PDF exportieren deaktiviert hat: Apple achtet jetzt besser auf die in einer PDF-Datei eingebetteten Berechtigungen. Vor Big Sur konnten Sie „Datei“ > „Drucken“ und dann „Als PDF speichern“ wählen, um diese Einschränkungen zu umgehen. In Big Sur blockierte Apple diesen Weg, erlaubte aber weiterhin Datei > Als PDF exportieren. In Monterey können PDFs, die gegen Dateiänderungen oder Druck gesperrt sind, weder gedruckt noch exportiert werden, um eine bearbeitbare Datei zu erstellen.

Schauen wir uns zunächst die PDF-Kennwörter und dann die Berechtigungen auf Inhaltsebene an.

Monterey ändert das Spiel mit den PDF-Berechtigungen, beginnend mit dem Speichern-Dialog.
Vor Monterey konnten Sie in der Vorschau ein Kennwort festlegen, wenn Sie Datei > Speichern unter für eine PDF-Datei oder Datei > Als PDF exportieren wählten. Dieses Kennwort kontrollierte jedoch nur, ob jemand, der es besaß, die Datei öffnen konnte. Alle weiteren Dateikontrollen mussten in einem anderen Programm festgelegt werden.

Durch das Hinzufügen der Berechtigungssteuerung auf PDF-Ebene zu Preview musste Apple auch die Art und Weise aktualisieren, wie Sie ein Kennwort für die Datei festlegen.

Wenn Sie „Datei“ > „Duplizieren“ wählen und dann die Datei speichern, „Datei“ > „Exportieren“ > „PDF“ oder „Datei“ > „Exportieren als PDF“ wählen oder die Optionstaste gedrückt halten und „Datei“ > „Speichern unter“ wählen, enthalten die Optionen von Vorschau im Dialogfeld „Speichern“ nicht mehr die Kennwortfelder, sondern werden durch eine Schaltfläche „Berechtigungen“ ersetzt.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie oben „Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich“ und unten „Kennwort des Eigentümers“ festlegen. Das Kennwort, mit dem eine Datei geöffnet wird, erlaubt es seinem Besitzer nicht, die Berechtigungen einer PDF-Datei zu ändern – nur das Besitzer-Kennwort hat diese Berechtigung. (Apple nennt es das „Besitzer“-Kennwort, Adobe das „Berechtigungs“-Kennwort.)

Wenn Sie eine Datei speichern, ohne auf „Berechtigungen“ zu klicken, sind alle Berechtigungen verfügbar, und zum Öffnen der PDF-Datei ist kein Kennwort erforderlich.

Wenn Sie auf Berechtigungen klicken, müssen Sie ein Benutzerkennwort festlegen und zwischen den im nächsten Abschnitt beschriebenen Berechtigungen wählen. Zum Festlegen eines Benutzerkennworts ist immer ein Besitzerpasswort erforderlich, auch wenn Sie alle Berechtigungen aktivieren.

Berechtigungen auswählen

Mit dem PDF-Format können Sie eine Datei für andere Personen freigeben, die das genaue Aussehen zum Zeitpunkt der Erstellung beibehält. Sie möchten jedoch nicht immer, dass andere Personen die Möglichkeit haben, die Datei zu bearbeiten. Adobe, der Hersteller des Formats, hat mehrere verschiedene Einstellungen vorgesehen. Vorschau für Monterey unterstützt die Einschränkung:

  • Drucken
  • Kopieren von Text oder Grafiken aus der PDF-Datei
  • Einfügen, Drehen oder Löschen von Seiten
  • Hinzufügen von Kommentaren oder Unterschriften
  • Ausfüllen von Formularfeldern in der PDF-Datei

Apple listet auch das Ändern von Dokumentattributen auf, wie z. B. den Ersteller oder Schlüsselwörter, aber diese Berechtigung kann nicht als separates Element in der Berechtigungsliste festgelegt oder geändert werden.

Sie können diese Berechtigungen beim erstmaligen Speichern oder Exportieren einer PDF-Datei festlegen. Sie können diese Berechtigungen auch später über Datei > Berechtigungen bearbeiten festlegen, sofern Sie das Kennwort des Eigentümers eingegeben haben oder über dieses verfügen.

Wenn Sie die Datei nicht durch Eingabe des Besitzerpassworts geöffnet haben, wählen Sie Extras > Inspektor anzeigen, klicken Sie oben auf das Schlosssymbol, um die Ansicht Verschlüsselung anzuzeigen, und klicken Sie auf das Schlosssymbol rechts neben Als Besitzer entsperren. Geben Sie das Kennwort des Eigentümers ein. Sie können nun auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken, um den Dialog Datei > Berechtigungen bearbeiten aufzurufen.

Ansichtsberechtigungen

Wenn Sie eine Datei auf beliebige Weise öffnen – ohne Kennwort, mit einem Benutzer- oder einem Besitzer-Kennwort – können Sie die Verschlüsselungsansicht der Inspektionspalette verwenden, um zu sehen, welche Berechtigungen Ihnen zur Verfügung stehen, und um das Besitzer-Kennwort einzugeben, wenn Sie es haben.